Complice au quotidien de milliers d’entrepreneurs, le logiciel de facturation de Kiwili en ligne vous permet de vous faire payer facilement et rapidement pour vos services. Facile et convivial, il s’adapte à tous vos besoins.

Modification des modèles de factures

Rendez-vous à la section « Modèle global » sous l’onglet « Configuration » afin d’éditer le gabarit et le design de défaut de vos factures Kiwili en français, anglais et espagnol. Notez qu’il est possible de modifier les options de présentation des factures en ligne et format PDF, les éléments (colonnes) qui s’afficheront dans vos factures, les conditions et modalités, les notes de fin de document et le texte de pied de page.

Créer une facture en ligne avec Kiwili

Avec Kiwili, créez des factures en multi-devise en moins de deux. Vous n’avez qu’à paramétrer vos produits et vos services, adapter notre modèle de facture à votre entreprise et profiter d’une interface simple.

Pour commencer à créer une facture, rendez vous dans l’onglet ‘Factures’ du logiciel.

Cliquez ensuite sur ‘Ajouter une facture’ pour débuter la création de votre document.

Une fois fait, vous serez en mesure de remplir les champs nécessaires tels que : à quel client sera facturé le montant, à quel contact la facture sera adressée, la date ainsi que la date d’échéance, le projet (vous pouvez lier la facture à l’un de vos projets), ainsi qu’une description si vous le souhaitez.

Il viendra ensuite le moment d’indiquer vos produits ou services (toute la liste de vos produits et/ ou services que vous avez créé dans vos configurations est disponible) ainsi que leurs prix (vous pouvez modifier le prix pour chacune des factures si vous le souhaitez), et les quantités.

Prendre note que Kiwili vous offre l’option d’inclure ou non sur la facture certains éléments tels que les taxes, pour cela il vous faudra d’abord parametrez vos differentes taxes dans les configurations (voir l’article: https://www.kiwili.com/Blog/post/configuration-de-la-tva-dans-les-factures-kiwili/).

Une fois cela fait, si vous souhaitez que le détail des taxes apparaisse, il vous suffit de laisser les cases adaptées cochées et dans le cas contraire simplement décocher ces cases ci. (Voir ci-dessous)

Vous possédez également l’option de protéger la visualisation du document en mettant un mot de passe et de le transmettre ensuite à la personne à qui la facture est adressée. Si vous souhaitez utiliser cette option, cliquez sur le cadenas en haut à droite et indiquez le mot de passe de votre choix.

Dès que vous avez fini de remplir l’ensemble de vos champs, cliquez sur ‘Enregistrer’ en haut à gauche.

Envoyer et faites vous payer votre facture

Envoyez-les ensuite directement avec Kiwili et faites-vous payer en ligne, sans le moindre souci.

Vous avez en effet l’option de vous faire payer avec Paypal et Stripe si vous le souhaitez, vous pouvez trouver plus d’informations sur ca dans l’article suivant : https://www.kiwili.com/Blog/post/nouveau-moyen-de-paiement-sur-kiwili-stripe/

Facturation multi-devise

Il est possible avec Kiwili de facturer dans plus de 130 devises, ce qui est parfait si vous avez des clients à l’international.

Pour choisir la devise avec laquelle vous allez facturer votre client, il vous suffit de créer votre facture dans l’outil de facturation. Une fois créé, cliquez sur le bouton de devise en haut à droite de la section (voir ci-dessous).

Puis, sélectionnez la devise de votre choix:

Une fois fait, cliquez sur ‘Appliquer’ et vous verrez directement le montant dans la devise que vous avez choisie dans le total de votre facture:

Signature électronique de vos factures en ligne

Kiwili vous permet également de faire signer vos factures et devis par vos clients.

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre dans les configurations, dans la section ‘Présentation’ cliquez sur ‘Modèle Global’ , cocher la case ‘Autoriser la signature des factures par le client’ pour l’autorisation sur les factures, et cocher la case ‘Autoriser la signature des devis par le client’ pour l’autorisation sur les devis. (Voir ci-dessous)

Le client sera ensuite en mesure de signer la facture reçue, cela sera reconnu comme une signature légale pour le document.

Personnalisation des numéros de factures

Kiwili vous laisse le choix d’attribuer un numéro automatiquement pour votre nouvelle facture ou de choisir directement celui qui vous convient.

En 2 clics votre numéro de facture est personnalisé :

Créez une nouvelle facture.
Cliquez sur le numéro de facture et écrivez le numéro de votre choix.

Attention cependant, la facture suivante s’incrémentera automatiquement à partir du numéro de facture le plus grand, pas de la dernière facture créée. (S’il vous plait prendre cela en note si vous souhaitez que votre numéro de facture soit une date).

Relance des factures impayées (envoyer les états de compte)

L’une des choses auxquelles un entrepreneur est souvent confronté malheureusement c’est le retard de paiement de certains de ses clients. Pour éviter de perdre du temps à rechercher les factures impayées et à relancer le client pour chacune d’elles, Kiwili vous offre la possibilité de relancer d’un coup tous les clients qui ont des factures impayées.

En 2 clics, envoyez vos états de compte :

Créez un message personnalisé (Configuration/Modèles de message/Message envoyé avec un état de compte).
Allez à « Rapports » puis « Comptes à recevoir ».
Cliquez sur « Envoyer les états de compte ».

Kiwili est donc le logiciel parfait pour créer – envoyer et vous faire payer vos factures d’une manière complète, efficiente, et rapide.

Si vous voulez en apprendre plus, regardez notre vidéo tutoriel qui explique comment :